Huishoudelijk reglement

Waar in dit reglement ‘hij’ staat bedoelen we ook ‘zij’.

Verplichtingen van de leden
Art. 1 De leden van de vereniging zijn verplicht zich te houden aan schriftelijke of mondelinge aanwijzingen met betrekking tot het baangebruik van bestuursleden en de baanbeheerder.  

Art. 2 De leden zijn verplicht op de banen de door de KNLTB voorgeschreven kleding en schoeisel te dragen. Bij het niet nakomen hiervan kan het bestuur het betrokken lid maximaal één week uitsluiten van speelrecht.  

Art. 3 Adreswijzigingen dienen binnen acht dagen schriftelijk (hieronder ook begrepen per e-mail: [email protected]) aan de ledenadministratie te worden meegedeeld.  

Art. 4 De kosten voor beschadiging van eigendommen van de vereniging of van goederen van derden in beheer van de vereniging moeten worden vergoed door degene die de schade heeft veroorzaakt. De schade kan in eerste instantie door de vereniging worden betaald, maar wordt in dat geval verhaald op de betrokkene.  

Art. 5 De vereniging aanvaardt, voor zover zij daartoe niet wettelijk verplicht is, geen aansprakelijkheid voor het ontvreemden van, zoekraken van of het toebrengen van schade aan eigendommen van derden of leden.  

Contributie
Art. 6 De contributieregeling staat in artikel 8 van de statuten. Donateurs betalen een minimumbijdrage van € 40 per jaar op basis van het prijspeil van 2018. Dit bedrag moet direct na aanmelding worden voldaan. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden voor 1 november van het jaar voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar. Opzegging kan alleen schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministratie gebeuren. De opzegging is pas definitief na bevestiging van de ledenadministratie.

Art. 7 Bij een financieel tekort kan de algemene ledenvergadering besluiten tot een hoofdelijke omslag hiervan. Deze hoofdelijke omslag is te beschouwen als navordering op de contributie en wordt als zodanig erkend.

Art. 8 Het lidmaatschap van leden die op 15 maart van het verenigingsjaar hun contributie niet hebben voldaan kan door het bestuur worden opgezegd (zie statuten art. 6.1.c.).

Rechten van de leden
Art. 9 De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, met uitzondering van bestuurs- of commissievergaderingen, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Art. 10 De leden ontvangen bij hun toelating op verzoek een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement, zoals die op dat moment gelden.  

Vergaderingen
Art. 11 Vergaderingen van het bestuur vinden plaats: a. tenminste éénmaal per kwartaal of b. op verzoek van de voorzitter of c. op verzoek van tenminste drie bestuursleden.  

Art. 12 Kandidaten voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris worden voorgedragen door het bestuur en/of door tenminste vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur gebeurt alleen nadat het bestuur is nagegaan of de voor te dragen kandidaat een eventuele benoeming ook zal aanvaarden. Kandidaatstelling door leden gebeurt door een schriftelijk verzoek hiertoe, met daarbij een verklaring van de kandidaat dat deze de eventuele benoeming ook zal aanvaarden. Dit verzoek dient uiterlijk één dag vóór de algemene ledenvergadering bij de secretaris te zijn ingediend.

Art. 13 Voorstellen van agendapunten voor de algemene ledenvergadering door leden moeten tenminste zeven dagen vóór deze vergadering schriftelijk bij de secretaris worden ingediend en door het bestuur aan het begin van de vergadering aan de leden te worden bekendgemaakt. Later ingekomen voorstellen kunnen niet in behandeling worden genomen, tenzij zij betrekking hebben op reeds vastgestelde agendapunten en de aanwezige leden daarmee akkoord gaan.  

Art. 14 Alle agendapunten van een uitgeschreven vergadering worden in die vergadering behandeld. Bij ieder punt wordt ook elk voorstel dat rechtstreeks met het betreffende agendapunt samenhangt besproken. In geval van een algemene ledenvergadering dient het voorstel door tenminste vier andere aanwezige leden ondersteund te worden.  

Art. 15 Elk voorstel tijdens een vergadering moet afzonderlijk in stemming worden gebracht.  

Art. 16 Bij meerdere voorstellen over één onderwerp wordt het meest vergaande als eerste in stemming gebracht. Dit is ter beoordeling van de voorzitter.  

Art. 17 Een voorstel van orde moet ogenblikkelijk in behandeling worden genomen.  

Art. 18 Notulen van een algemene ledenvergadering moeten uiterlijk binnen negentig dagen na de vergadering worden gepubliceerd.  

Commissies
Art. 19 De algemene ledenvergadering en/of het bestuur kan – volgens art.10 lid 5 van de statuten – één of meer commissies instellen met een door de algemene ledenvergadering te omschrijven opdracht. Commissies blijven altijd verantwoordelijk t.o.v. het orgaan dat hen heeft ingesteld. Bij deze instelling worden de bevoegdheden en verplichtingen van de betreffende commissie geregeld. Commissies – met uitzondering van commissies als bedoeld in art. 11 lid 4 van de statuten – worden benoemd voor een periode van maximaal één jaar en kunnen altijd door de algemene ledenvergadering worden ontbonden.  

Art. 20 De algemene ledenvergadering of het bestuur kan nooit bevoegdheden die haar/hem volgens de wet en de statuten toekomen, delegeren aan commissies.  

Art. 21 De commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, die bestaat uit drie leden, wordt bij haar benoeming, telkens voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een der commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar bij voorkeur door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie als opvolger van het lid dat het langst in de commissie heeft gezeten.  

Art. 22 De vereniging kent naast de kascommissie als vaste commissies die door de algemene ledenvergadering zijn of worden ingesteld: – een technische commissie (hierna TC genoemd), die uit vijf leden bestaat en waarvan de voorzitter lid is van het bestuur – een jeugdcommissie – een redactiecommissie - indien de algemene ledenvergadering heeft besloten tot het houden van een open Toernooi, een toernooicommissie – indien de kantine in eigen beheer van de vereniging is, een barcommissie. Van de vaste commissies – met uitzondering van de kascommissie – zit in de regel één lid in het bestuur. De redactiecommissie valt onder verantwoordelijkheid van de secretaris van het bestuur.  

Art. 23 De TC heeft tot taak: a. het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte b. het regelen en verzorgen van de competitie, de interne toernooien en wedstrijden c. het samenstellen van teams en het leidinggeven bij oefeningen en wedstrijden.  

Bestuur
Art. 24 Een bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van één stem. Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend.  

Art. 25 In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene ledenvergadering waarin het is benoemd, wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden overgenomen door één of meer door het bestuur gekozen leden.  

Art. 26 Het bedrag als bedoeld in art. 10 lid 2 sub e van de statuten wordt gesteld op € 10.000.   

Art. 27 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van : a. namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de in art. 4 van de statuten bedoelde personen b. presentielijsten, notulen en besluitenlijsten van alle algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen c. de bezittingen en schulden van de vereniging volgens een door de algemene ledenvergadering – na het advies van de Kascommissie gehoord te hebben – vast te stellen rekeningschema d. de namen van hen die zich hebben aangemeld als lid, maar nog niet konden worden aangenomen i.v.m. het gestelde maximum aantal leden. Van de hierboven bedoelde administratie moet aan ieder lid dat daarom verzoekt – met uitzondering van de onder b. genoemde notulen van bestuursvergaderingen – binnen één week inzage worden verstrekt. In verband met de Wet op de Privacy worden verzoeken om de ledenlijst te ontvangen selectief gehonoreerd. Deze is wel beschikbaar voor commissieleden in verband met hun activiteiten. De ledenlijst ligt wel ter inzage voor ieder lid van de vereniging in het paviljoen.  

Art. 28 Leden worden aangenomen in volgorde van aanmelding. Het bestuur heeft de bevoegdheid hiervan in een beperkt aantal gevallen af te wijken, waarvan het op de algemene ledenvergadering verantwoording aflegt. Indien de grens van het maximum aantal leden wordt bereikt, hebben inwoners van Diemen voorrang. (Indien er een wachtlijst is, geldt dat vóór 15 maart van het verenigingsjaar geen aspirantleden worden aangenomen die niet woonachtig zijn in Diemen. Aspirantleden die in Diemen wonen en zich voor 15 maart van het verenigingsjaar hebben aangemeld gaan voor anderen). Bij de toelating wordt overigens geen enkele vorm van ballotage toegepast.  

Art. 29 Bij tussentijds aftreden van één der bestuursleden moet op de eerstvolgende algemene ledenvergadering in de vacature worden voorzien. Het bestuur kan ook een opvolger voor een tussentijds aftredend bestuurslid schriftelijk aan de leden voorstellen. Als daartegen binnen drie weken geen schriftelijk bezwaar is aangetekend, is deze opvolger benoemd. Wordt wel bezwaar aangetekend, dan roept het bestuur een algemene ledenvergadering bijeen.  

Art. 30 Verplichtingen van de voorzitter. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergaderingen. Hij heeft het recht de besprekingen te beëindigen wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, maar is verplicht deze weer te openen als de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit wenst. Hij draagt zorg voor het uitvoeren van alle in de vergaderingen genomen besluiten. Hij draagt zorg voor de stipte naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.  

Art. 31 Verplichtingen van de secretaris. Hij voert de briefwisseling uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij ondertekent alle stukken uitgaande van het bestuur en is verplicht hiervan een kopie te houden. Hij heeft het beheer over het archief. Hij brengt namens het bestuur verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar aan de algemene ledenvergadering (statuten 11.3). In geval van aftreden draagt hij de gehele administratie en alle eigendommen van de vereniging binnen veertien dagen over aan zijn opvolger.  

Art. 32 Verplichtingen van de penningmeester. Hij beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten, zo nodig tegen afgifte van een betalingsbewijs, waarvan hij een kopie bewaart. Hij is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen. Hij doet alle betalingen uit de middelen van de vereniging. Hij is verplicht inlichtingen m.b.t. de financiële situatie en inzage van de boeken te geven, wanneer het bestuur of de kascommissie, bedoeld in art. 11 lid 4 van de statuten, dit verlangt. Hij is verplicht bewijsstukken van zijn uitgaven te overleggen. Hij brengt namens het bestuur verslag uit van op de algemene ledenvergadering ( statuten art. 11 lid 3) over de financiële positie van het afgelopen verenigingsjaar. Daar presenteert hij tevens de begroting voor het komende verenigingsjaar, die door de algemene ledenvergadering moet worden vastgesteld. De ledenadministratie valt onder de financiële commissie (hierna te noemen: FC). De FC bestaat uit drie personen. 1. De functiescheiding binnen de FC ten aanzien van de functies administratie/boekhouding en betalingen verrichten vast te stellen en vast te leggen;  2. De machtigingen over de verschillende bankrekeningen te actualiseren en aan te passen aan de vast te stellen functieverdeling; 3. Steekproefsgewijs kascontroles te laten plaatsvinden (door de FC) op de financiële administratie van de verschillende commissies. De bevindingen dienen te worden vastgelegd; Ad 1  Alle nota’s worden eerst geaccordeerd door het betrokken bestuurslid/commissielid en daarna betaald door een lid van de FC. De boekhoudkundige afwikkeling verzorgt een ander lid van de FC. Ad 2 Beide bovengenoemde leden van de FC zijn geautoriseerd om alle geldhandelingen te verrichten op onze bankrekening 1851351.Op deze rekening komt circa 98% van alle inkomsten binnen. Ook nagenoeg alle betalingen lopen via deze rekening. Dit versterkt de interne controle omdat beiden op elk gewenst moment inzicht hebben in de stand van zaken van deze rekening. Ook is hierdoor de continuïteit gewaarborgd bij ziekte dan wel vakantie. De open toernooicommissie (OTC) en de Jeugdcommissie hebben een eigen bankrekening met een jaarlijks vastgesteld budget en verantwoording. Ad 3 De FC zal steekproefsgewijs de commissies controleren. De FC beheert de rekening van de Barcommissie. De controle valt onder de verantwoordelijkheid van de kascommissie. De barcommissie heeft ook een eigen bankrekening. De boekhouding en de geldstortingen worden door de Financiële commissie beheer verzorgd. Periodiek maakt de FC overzichten van de financiële stand van zaken.  

Art. 33 Wanneer de penningmeester aftreedt, is hij verplicht de kascommissie in staat te stellen zijn beheer te controleren en is de kascommissie verplicht deze controle uit te voeren. Pas na het akkoord van de Kascommissie en nadat hij alle onder zijn verantwoordelijkheid vallende eigendommen van de vereniging heeft overgedragen aan het bestuur wordt hij van zijn verantwoordelijkheden ontheven. Een en ander moet binnen één maand na de dag van zijn aftreden geregeld zijn.  

Wedstrijden
Art. 34 De algemene ledenvergadering bepaalt het aantal banen dat minstens voor vrij spel en lessen beschikbaar moet zijn tijdens de competitieperiode. Voor de competitie worden maximaal zoveel teams ingeschreven als volgens de KNLTB-bepalingen is toegestaan op het aantal overblijvende banen.  

Art. 35 De TC heeft de bevoegdheid om in overleg met het bestuur een speler/speelster voor één of meer wedstrijden uit te sluiten.  

Art. 36 Er wordt gespeeld volgens de bepalingen van de KNLTB. Indien door een lid gehandeld wordt in strijd met enige bepaling, waardoor de vereniging geldelijk nadeel ondervindt, kan het bestuur dit geldelijk nadeel op het betreffende lid verhalen.  

Art. 37 De spelers erkennen de beslissingsbevoegdheid van de scheidsrechter of baancommissaris tijdens een wedstrijd.  

Speelrecht
Art. 38 Speelrecht is het recht van senior-, jongsenior-, jongjunior-, junior- en recreantleden om op een van de tennisbanen te spelen met inachtneming van de regels gesteld volgens art. 42 en art. 46 van het huishoudelijk reglement. Seniorleden hebben speelrecht op alle momenten dat de tennisbanen geopend zijn, het zognoemde onbeperkt speelrecht, met uitzondering van de woensdag van 13.00 tot 17.30 uur. Op deze tijd hebben juniorleden voorrang. Recreanten hebben speelrecht van 09.00 – 18.00 uur op alle werk- en feestdagen m.u.v. woensdagmiddag van 13.00 – 17.30 uur. Jeugdleden hebben speelrecht op alle werkdagen van 09.00 – 18.00 uur, juniorleden op alle werkdagen van 09.00 – 20.00 uur. Beide groepen hebben speelrecht op feestdagen. Op alle overige tijden hebben seniorleden voorrang.  

Art. 39 Tijdens de competitie is in het weekend minimaal één baan beschikbaar voor vrij spelen. Er zal zoveel mogelijk gestreefd worden om twee banden beschikbaar te houden voor vrij spelen. Tijdens het open toernooi voor senioren zijn geen banen beschikbaar voor vrij spelen.

Art. 40 De volgens art. 4 lid 8 van de statuten bedoelde maxima zijn de volgens de KNLTB vastgestelde norm van het aantal leden, met een maximum van 900 leden.  

Art. 41 Met feestdagen worden bedoeld : Goede Vrijdag, 2e Paasdag, Hemelvaartsdag, 2e Pinksterdag, Koninginnedag of Koningsdag en Bevrijdingsdag. Op Koninginnedag of Koningsdag is het paviljoen gesloten.  

Art. 42 De algemene ledenvergadering kan nadere richtlijnen geven ter bevordering van een billijke verdeling van speeltijd onder de speelgerechtigden; deze richtlijnen mogen echter geen verdergaande beperking van het speelrecht inhouden dan in dit reglement is geregeld.  

Art. 43 In individuele gevallen kan het bestuur op voorstel van de TC algehele of gedeeltelijke ontheffing verlenen van speelrechtbeperkingen aan begaafde juniorleden.  

Introductie
Art. 44 Aan niet-leden kan tijdens bepaalde uren en dagen het recht worden toegekend – met inachtneming van het in art. 42 en art. 46 gestelde – gebruik te maken van de banen van de vereniging tegen betaling van een door de Algemene Leden Vergadering jaarlijks vast te stellen vergoeding. Deze niet-leden zijn introducé(é)s. Zij hebben geen andere rechten dan in dit artikel bepaald. Niet-leden kunnen alleen door leden van de vereniging geïntroduceerd worden. Op de algemene ledevergadering worden jaarlijks de introductieregels vastgesteld.  Toestemming kan alleen worden geweigerd op grond van de bezetting van de banen. De vergoeding staat op de website.  

Onttrekking banen aan algemeen gebruik
Art. 45 Het bestuur is bevoegd banen aan algemeen gebruik te onttrekken en deze te bestemmen voor de volgende activiteiten: a. onderhoud b. lessen op maximaal 3 banen tegelijkertijd voor zover die gegeven worden door een door de vereniging aangestelde tennisleraar aan leden die op dat moment speelrecht hebben; echter op dinsdag- en donderdagavond na 20.00 uur wordt er naar gestreefd slechts op maximaal 2 banen tegelijkertijd les te laten geven c. competitie- en promotiewedstrijden, maar niet meer dan het minimaal in het reglement van de KNLTB vereiste aantal banen d. training van competitieteams tijdens de competitieperiode onder voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering. e. Verhuur (in zeer beperkte mate).  

Art. 46 Voor zover dit voortvloeit uit bijzondere omstandigheden of verplichtingen t.a.v. derden is het bestuur gerechtigd de banen en/of het park te (laten) sluiten.  

Art. 47 Naast de in artikel 45 genoemde gevallen kan het bestuur banen aan het algemeen gebruik onttrekken ten behoeve van mede-georganiseerde toernooien, die voorkomen op de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde toernooikalender.  

Art. 48 Het bestuur is bevoegd om het aantal aan te stellen trainers vast te stellen, afhankelijk van de behoeften. Zij regelt de zakelijke voorwaarden voor hun aanstelling en de voor lessen ter beschikking te stellen uren. Aan de ALV doet het bestuur het voorstel voor het tarief van het lesgeld.  

Slotbepalingen
Art. 49 Door toetreding verklaart elk lid zich te zullen houden aan de statuten, het huishoudelijkreglement en de overige regelingen die de vereniging kent.  

Art. 50 Alle nieuwe reglementaire bepalingen, evenals de veranderingen die aangebracht worden in al bestaande bepalingen moeten met vermelding van de dag waarop zij worden ingevoerd schriftelijk ter kennis van de leden worden gebracht. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een complete versie van dit reglement.  

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 9 juli 1979, de meest recente aanpassingen op 22 januari 2018.  

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

+31 20 699 2650

Address

Willem de Zwijgerlaan 4
1111 ZS Diemen